Sebelum semuanya mari kita cari tahu definisi portal papan, terutama jika Anda belum pernah menghadapi portal jenis ini sebelumnya.
Jadi, perangkat lunak ini dapat dibandingkan dengan aplikasi web yang mencakup semua manajer dan direktur. Pertama-tama portal ini dibuat untuk memudahkan pemenuhan tugas direksi. Selain itu, layanan ini memberikan akses rahasia ke dokumen dewan (baik dulu maupun sekarang).
Selain itu, pengguna bisa mendapatkan akses ke alat yang memudahkan administrator untuk mempersiapkan rapat dewan, melaksanakannya, dan menganalisis hasilnya.
Dengan bantuan rapat dewan virtual, dimungkinkan untuk meningkatkan interaksi antara anggota dewan individu, bahkan jika mereka berada di benua yang berbeda.
Dalam ulasan hari ini, Anda akan mengetahui fitur dasar ruang rapat dengan contoh layanan iDeals, Boardmap, dan Boardvantage. Untuk informasi lebih detail, Anda dapat mengunjungi https://boardroommind.com/.
Alasan Pergeseran ke Perangkat Lunak Board Portal
Digitalisasi dan perkembangan teknologi telah menyentuh semua bidang aktivitas masyarakat, termasuk bisnis. Relatif baru-baru ini, manajemen dokumen kertas dengan transportasi yang tidak nyaman dan mahal untuk pembuatan folder tersebar luas. Biaya tambahan diperlukan untuk alokasi ruang penyimpanan dokumen, pengiriman kurir, dan sebagainya.
Saat ini, sebagian besar perusahaan telah beralih ke perangkat lunak manajemen papan, fitur utamanya adalah kemudahan penggunaan, keamanan, dan efisiensi.
Saat menggunakan ruang rapat, perusahaan dapat mengandalkan untuk memastikan kerahasiaan dan keamanan data perusahaan. Perangkat lunak dewan direksi memungkinkan pemecahan masalah kompleks dalam tahap persiapan, selama rapat, atau di akhir rapat. Menemukan dokumen dapat dikurangi menjadi beberapa klik berkat opsi filter dan penanda lanjutan.
Hal ini meningkatkan efisiensi perusahaan, mengurangi tenaga kerja dan biaya waktu.
Keuntungan Utama Layanan Portal Dewan
Sekarang, mari kita lihat keuntungan utama dari ruang rapat virtual, yang telah menjadikannya alat yang harus dimiliki untuk bisnis di semua industri.
Tergantung pada jenis bisnisnya, prioritas manfaat dapat berubah, tetapi yang paling umum tercantum di bawah ini.
- Portal papan menyediakan pengiriman data rahasia yang diperlukan secara hampir seketika ke semua penerima secara bersamaan. Semua perubahan dalam dokumen, pembaruan, dan revisi juga muncul secara sinkron untuk semua pengguna platform dengan tingkat izin yang sesuai.
- Akses terpusat ke dokumen rapat, pesan, materi arsip, dll. disediakan dalam portal yang sangat andal dan aman. Perangkat lunak manajemen dokumen papan paling mutakhir memberikan perlindungan informasi berkat enkripsi AES, otentikasi dua faktor, dan banyak lagi. Selain itu, data perusahaan dilindungi dari kerusakan berbahaya dari luar.
- Mengamankan pencatatan dan kolaborasi online untuk direktur. Dalam hal ini, semua pesan, data, notulen rapat dewan diarsipkan dan selanjutnya dapat dianalisis jika perlu.
- Meningkatkan efisiensi produksi dan distribusi pendistribusian buku dan dokumen lainnya.
- Penjadwalan rapat yang sangat akurat dengan kemampuan untuk membuat penundaan perubahan dengan cepat, dan banyak lagi.
Fitur Utama untuk Dibandingkan Saat Memilih Perangkat Lunak Portal Papan
Perangkat lunak portal papan pertama muncul di awal 2000-an. Kemudian teknologi tidak memiliki tingkat perkembangan yang kita lihat sekarang: mereka memiliki masalah dengan keamanan, pembatasan ukuran penyimpanan, dan sebagainya. Sejak itu, perangkat lunak portal papan melewati beberapa tahap pengembangan. Saat ini, Anda dapat menemukan sejumlah besar penyedia ruang rapat yang menawarkan produk serupa, pada pandangan pertama, sehingga dapat menjadi tugas yang sulit untuk memilih di antara mereka.
Di bawah ini, Anda dapat melihat kriteria dasar yang harus Anda perhatikan dan beberapa contoh layanan portal papan terbaik: Boardmaps, iDeals, dan Boardvantage.
Ketersediaan Alat Manajemen Administrasi
Penting untuk memahami bagaimana layanan tertentu membantu mempermudah administrator mempersiapkan rapat dewan dan bagaimana informasi diperbarui ketika waktu, tanggal, atau dokumen berubah. Ini akan membantu Anda membandingkan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk itu dalam kondisi sekarang dengan situasi ketika Anda akan menggunakan layanan ini.
Pada tahap ini, Anda juga harus memutuskan seberapa mudah portal tersebut digunakan. Misalnya, jika Anda melihat layanan iDeals atau Boradmap, Anda akan melihat betapa minimalis antarmukanya dan betapa mudahnya beradaptasi dengannya.
Mobilitas dan Interaksi yang Nyaman
Sebagian besar direktur dan anggota dewan harus sering bepergian. Tugas rutin ini dapat menyebabkan masalah karena mereka mungkin tidak mengetahui berita dan informasi terbaru tentang perusahaan mereka tepat waktu. Dengan bantuan perangkat lunak ruang rapat, dimungkinkan untuk mempertahankan 100% keterlibatan direksi dalam kehidupan perusahaan. Jadi, Anda harus belajar tentang kenyamanan penawaran layanan, termasuk aplikasi untuk ponsel seperti yang diterapkan di layanan iDeals, Boardmaps, dan Boardvantage.
Safety/keselamatan
Ini adalah salah satu syarat terpenting karena kerahasiaan dokumen dewan dan keamanan pesan adalah kuncinya.
Cari perangkat lunak yang mengamankan informasi dan membuatnya lebih mudah untuk diakses. Tentukan bagaimana informasi disimpan (secara lokal atau di cloud), apa saja opsi untuk menyimpan data dalam keadaan darurat, dll. Misalnya, iDeals dan Boardmap hadir dengan enkripsi 256-bit dan otentikasi dua faktor. Adapun Boardvantage, juga diaudit SOC 2 Tipe II.
Layanan dukungan
Di sini, Anda perlu memahami tingkat dukungan apa yang dapat Anda harapkan jika terjadi masalah:
- apakah ada materi pelatihan di platform?
- apakah Anda perlu membayar untuk layanan dukungan atau sudah termasuk dalam paket yang Anda beli?
- jam berapa tim dukungan tersedia dan apakah multibahasa?
- melalui saluran komunikasi mana Anda dapat menghubungi tim dukungan?
Jika Anda melihat Boardmaps, iDeals, dan Boardvantage, maka semua layanan ini menyediakan helpdesk multibahasa 24/7/365, termasuk obrolan langsung, dan dukungan telepon.
Tinggalkan komentar
Memiliki sesuatu untuk dikatakan tentang artikel ini? Tambahkan komentar Anda dan mulai diskusi.