L'abonnement Microsoft 365 est un service populaire qui offre de nombreuses opportunités. Selon les données de Microsoft, il y a maintenant plus de 120 millions d'utilisateurs dans le monde. Mais beaucoup de gens ne connaissent pas toutes les fonctionnalités qu'il offre. Dans ce guide, vous apprendrez comment tirer le meilleur parti de votre abonnement en toute simplicité.
Services que vous obtenez
Dans de nombreux cas, les professionnels utilisent principalement Outlook ainsi que des produits classiques de Microsoft comme Word et Excel. Cependant, de nombreuses personnes ne bénéficient pas des fonctionnalités et solutions avancées fournies avec l'abonnement. Ceux-ci peuvent augmenter la productivité, optimiser les processus et faciliter la vie.
Il est important de comprendre exactement ce que vous obtenez pour utiliser la plupart de la suite. La plupart des étudiants ne savent que taper dans un document Word. Cependant, si vous faites partie de ceux qui pensent : « Je préfère payer quelqu'un pour écrire mon papier que de le faire moi-même », vous voudriez trouver plus de façons d'utiliser les outils de Microsoft.
Et il faut connaître tous les services qu'ils obtiennent, comme les révisions gratuites, les délais choisis et les conseils d'experts d'écrivains expérimentés. C'est une belle opportunité pour les étudiants. Ils peuvent en bénéficier énormément lorsqu'ils sont au courant. Il en va de même pour tirer le meilleur parti de votre abonnement Microsoft 365.
Globalement, avec cette suite, on a accès à :
- Word
- Exceller;
- PowerPoint;
- Microsoft Defender ;
- Éditeur;
- Outlook;
- OneDrive ;
- OneNote
Et il est crucial de savoir comment les utiliser à votre avantage. Par exemple, vous pouvez partager votre abonnement avec jusqu'à 5 personnes si vous choisissez un forfait familial. Cela peut être un moyen abordable d'obtenir tous les produits pour un groupe de personnes.
Voici quelques autres conseils pour tirer le meilleur parti de cet achat.
Fonctions que vous pouvez utiliser dans l'abonnement Microsoft 365
Commencez par "Dis-moi"
Si vous êtes nouveau dans cette solution, la fonctionnalité idéale pour commencer est « dis-moi ». Il est généralement placé en haut de toutes les applications que vous utilisez. Il fonctionne comme un moteur de recherche pour aider les utilisateurs à trouver des raccourcis et des fonctionnalités. Il y a peut-être des choses que vous pouvez faire beaucoup plus rapidement et mieux avec des fonctionnalités avancées que vous ne connaissiez pas.
Et c'est assez pratique pour accéder à tous les astuces de vie utiles directement depuis l'application au lieu de la googler.
Boîte de réception ciblée
Auparavant, il y avait une fonction Clutter. Maintenant, il est remplacé par une boîte de réception ciblée. L'objectif principal est de rendre votre service de messagerie plus utilisable et pratique.
Lorsque vous l'allumez, l'application collecte des données sur les lettres que vous lisez et ce que vous laissez en suspens. Cela donne à la solution une compréhension des messages prioritaires. Sur cette base, il crée des préférences pour vous. Après cela, toutes vos lettres seront séparées en ciblées et autres.
Cela signifie que tout d'abord, vous voyez les principales priorités. Et tous les messages de faible priorité sont dans "Autre". Vous pouvez également modifier leur statut en cliquant avec le bouton droit sur le message et en choisissant "Déplacer vers le focus" ou "Déplacer vers un autre".
Il s'agit d'un outil efficace pour ceux qui traitent beaucoup de correspondance professionnelle.
Augmentez la sécurité avec Microsoft Defender
Il s'agit d'une excellente application qui gère facilement la sécurité en ligne. Vous pouvez ainsi protéger vos appareils et vos données, ce qui est crucial à l'ère numérique.
L'un des principaux avantages est que tous les services et statuts sont au même endroit. Il existe des fonctionnalités de protection contre les logiciels malveillants et le phishing ainsi que des analyses antivirus. En outre, l'application donne des alertes et des conseils sur les escroqueries en ligne et les pratiques louches, afin que vous puissiez être plus prudent en ligne.
Utiliser Office Lens
Cette application est idéale pour prendre des notes que vous soyez étudiant ou professionnel. C'est assez simple - prenez une photo d'un texte ou d'une feuille de papier et transformez-la en une note numérique. Cela permet de gagner énormément de temps lorsque vous avez besoin de stocker rapidement des informations.
Cette technologie fait apprendre plus engageant. Cela permet également de garder une trace de toutes les notes et d'y avoir un accès numérique à tout moment.
Tout stocker dans OneNote
Si vous avez beaucoup de notes et que vous les prenez souvent, OneNote est un excellent logiciel pour les conserver toutes au même endroit. Ici tu peux:
- Créer des notes ;
- Écrire des listes de tâches ;
- Organisez les blocs-notes, les pages et les sections ;
- Mettre en évidence les points importants ;
- Partagez des notes avec d'autres;
- Dessine quelque chose;
- Ajouter différents fichiers multimédias (audio, vidéo ou docs) ;
- Enregistrez des notes sur votre appareil.
C'est un outil exceptionnel de gestion du temps et d'organisation qui est pratique pour tout le monde.
Rappel des messages
L'une des fonctionnalités intéressantes d'Outlook est la possibilité de rappeler les lettres envoyées qui n'ont pas encore été lues. Par exemple, combien de fois avez-vous oublié d'ajouter un fichier à la lettre et avez-vous dû en envoyer un nouveau ? Oui pareil. Le seul inconvénient est que cela ne fonctionne que si vous (vous et le destinataire) utilisez Microsoft 365 ou Exchange.
Choisissez simplement la lettre, ouvrez-la et choisissez l'onglet "message". Vous verrez une liste d'"actions" et une option pour "rappeler ce message". Après cela, supprimez les copies non lues ou optez pour la suppression des copies non lues en les remplaçant par une nouvelle lettre.
Sharepoint est une solution exceptionnelle basée sur le cloud pour gérer tous les types de documents. On peut créer des vues personnalisées et y mettre tous les fichiers importants. Désormais, vous y avez toujours accès, où que vous soyez.
Vous pouvez également les organiser en fonction de divers filtres, des priorités aux emplacements. Cela aide à trouver le bon en quelques secondes. On peut également accéder à des documents pour les partager avec d'autres ou collaborer sur un document avec des collègues.
Et avec Share+, vous pouvez ajouter un document sous la forme d'un lien partageable à vos e-mails au lieu de télécharger des pièces jointes.
Accéder aux copies précédentes
Des choses arrivent. Parfois, vous supprimez un fichier par erreur, puis vous devrez tout faire à plusieurs reprises. Dans Microsoft 365, cependant, vous pouvez récupérer des copies précédemment enregistrées dans SharePoint ou OneDrive. Vous avez jusqu'à 25 documents à restaurer si vous en avez besoin.
Augmentez la productivité avec des modèles
Avec l'outil Templafy, on peut créer et partager tous types de modèles de documents et de présentations. Ceci est également avantageux pour les entreprises et les entrepreneurs individuels. Au lieu de rédiger quelque chose à partir de zéro, vous pouvez simplement accéder à vos modèles et gagner du temps.
Il fonctionne avec toutes les autres applications Microsoft et offre un formatage et une image de marque cohérents.
Autres fonctionnalités utiles
- Smart Lookup permet d'en savoir plus sur tout ce que vous écrivez. En un clic, vous obtiendrez un résultat de recherche Bing pour n'importe quel mot ou phrase clé qui vous intéresse ;
- Vous pouvez collaborer et devenir co-auteurs de documents Word enregistrés dans OneDrive ou SharePoint ;
- On peut utiliser divers raccourcis clavier pour être plus efficace ;
- Vous pouvez également signer tous vos documents avec une application DocuSign ;
- Ajoutez des personnes à des groupes spécifiques pour faciliter la communication.
En résumé
Microsoft 365 est une suite puissante dotée de nombreuses fonctionnalités que de nombreux professionnels ignorent. Avec une approche bien informée, vous pouvez organiser votre travail beaucoup plus efficacement.
Source de l'image sélectionnée: https://unsplash.com/photos/mbLr6NEatMI
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