Heutzutage haben die meisten Unternehmen Probleme mit der Datenorganisation. Big Data ist eine wertvolle, manchmal lebenserhaltende Informationsressource, und um sie ohne Lecks und Verschwendung richtig zu speichern, wurden virtuelle Datenräume geschaffen.
Was ist ein virtueller Datenraum?
Virtueller Datenraum (auch „VDR“ und „Deal Room“) ist ein spezieller Cloud-Speicher, ein dezentralisiertes Netz von Remote-Servern mit eingeschränktem Zugriff unter strengen Sicherheitsbedingungen. Es ist perfekt für kritische, geheime Unternehmensdaten, die für mehrere Benutzer gleichzeitig zugänglich sein müssen.
Virtuelle Datenräume enthalten auch spezielle Software zur Verarbeitung und zum Schutz von Informationen, zur Verfolgung von Vorgängen und zur Aufbewahrung von Sicherungskopien von Dateien. Sie unterstützen alle gängigen Datentypen und Dateierweiterungen und erlauben oft auch das Hinzufügen exotischer Dateien und Archive. Vergleich virtueller Datenräume finden und wählen Sie das Beste für Sie aus.
Ein virtueller Datenraum eignet sich perfekt für Fälle, in denen die 3 Funktionen zusammenpassen: Big Data, absolute Sicherheit und bequem anpassbarer Zugriff. Es wird oft verwendet für:
- Due-Diligence-Phase des Fusions- und Übernahmeprozesses,
- Beginn der strategischen Partnerschaft,
- Kommunikation mit Investoren,
- Massenberatung,
- Mitarbeit in komplexen Projekten wie Softwareentwicklung oder biologischer Forschung.
Virtuelle Datenräume sind für große Unternehmen gedacht, aber auch für kleine Unternehmen nützlich: Sie helfen, Dokumente zu organisieren, einige Geschäftsprozesse zu beschleunigen und Datenverluste zu reduzieren.
Der Weltmarkt bietet viele Datenräume verschiedener Anbieter. Die beliebtesten und voll funktionsfähigen sind iDeals, Intralinks, Merrill Datasite, BlackBerry Workspaces, Brainloop und OneHub. Eine richtige Datenraum Software Vergleich hilft bei der Auswahl des optimalen für fast jedes Unternehmen.
Strenge Sicherheit als VDR-Hauptmerkmal
Der Hauptunterschied zwischen regulärem Cloud-Speicher und virtuellem Datenraum besteht darin, dass ein strenger Sicherheitsdatenraum aufrechterhalten wird. Es ist viel stärker als Clouds, Discs oder andere beliebte Datenspeicher. Das Sicherheitssystem des Datenraums enthält verschiedene Komponenten, die sich je nach Raumanbieter unterscheiden können.
Die gängigsten Sicherheitskomponenten sind:
- Erweiterte Verschlüsselung. Informationen werden mit komplexer mehrschichtiger Verschlüsselung in den Speicher geschrieben, sodass es fast unmöglich ist, sie zu knacken. Selbst wenn einige Daten lecken, können Betrüger sie nicht lesen und verwenden.
- Remote-Server. Daten werden auf vielen Servern an vielen Orten gespeichert und haben immer zahlreiche Reservekopien.
- Datensilos. Datensilos sind ein isoliertes Repository, auf das nur ein Team zugreifen kann. Diese Organisationsart reduziert Datenlecks während der Angriffe: Wenn ein Silos gehackt wird, behalten die anderen ihre Privatsphäre.
- Kontinuierliche Backups. Häufige Sicherungen reduzieren die Zeit zur Wiederherstellung von Dateien nach einem Systemausfall auf nahezu Null.
- Spezielle Zertifizierungen und Multi-Faktor-Authentifizierung. Diese Instrumente werden verwendet, um Benutzer von Datenräumen zu identifizieren und ihre Aktionen zu verfolgen. Es erschwert ein Eindringen von Angreifern in einen Datenraum.
- Digitale Wasserzeichen. Sie schützen Daten als geistiges Eigentum eines Unternehmens. Daher können gestohlene Dateien nicht legal weiterverkauft oder veröffentlicht werden.
- Aktionsprotokolle. In einem virtuellen Datenraum wird jede Datenoperation oder Benutzeraktion in eine spezielle Datei – Protokoll – geschrieben. Protokolle helfen dabei, Fehlerursachen, Bugs und böswillige Aktionen zu verfolgen und den Einfluss des menschlichen Faktors zu verringern.
Virtueller Datenraum gegen Datengefahren
In erster Linie wurden virtuelle Datenräume entwickelt, um Daten vor Hacks, Lecks und der Beschädigung persönlicher Server zu schützen. Aber sie erwiesen sich auch als hilfreich gegen weniger offensichtliche Gefahren, die immer noch große Verluste verursachen.
1. Hacks und Lecks
Die Lösungen für virtuelle Datenräume verwalten Datenlecks perfekt und verhindern böswillige Hacks. Angreifer müssen sich mit zu vielen Linien des Datenraum-Verteidigungssystems auseinandersetzen.
- Zunächst einmal ist es sehr schwierig, eine Zertifizierung zu fälschen, um Zugang zu erhalten.
- Wenn sie in einen virtuellen Datenraum eindringen, werden sie von der Datenraum-Software oder einem Administrator leicht verfolgt und gestoppt.
- Sie können nicht auf alles zugreifen, sondern nur auf einen oder wenige Datencluster.
- Wenn es ihnen gelingt, einige Daten zu stehlen, werden sie ein unlösbares Problem haben, sie zu entschlüsseln und zu verwenden.
- Schließlich können sie Daten nicht für immer löschen – dafür müssen sie das gesamte Servernetz des Providers zerstören.
2. Beschädigung der Software oder Hardware eines persönlichen Geräts
Es ist ein Fall, in dem virtuelle Datenräume sogar zuverlässiger sind als herkömmliche Papierträger.
In einem virtuellen Datenraum werden Informationen auf zahlreichen Servern in verschiedenen Teilen der Welt gespeichert. Wenn Arbeitscomputer von Mitarbeitern durch einen Virus beschädigt oder aufgrund höherer Gewalt sogar physisch durch Feuer oder Wasser zerstört werden, bleiben die Daten sicher und weiterhin von anderen Geräten aus zugänglich. Jedes Datenbit wird mehrfach kopiert, sodass selbst der Verlust einiger Cloud-Speicherserver es nicht aus dem virtuellen Raum löschen kann.
3. Menschliche Fehler
Bei regulären Cloud-Speichern und Multiuser-Desktops sind die Daten entweder für Auserwählte oder für alle zugänglich. Administratoren können im virtuellen Raum eine verzweigte Hierarchie unterschiedlicher Zugangsprofile mit den unterschiedlichsten Berechtigungen erstellen – zum Beispiel bestimmte Berechtigungen zum Anzeigen, Drucken, Speichern, Teilen oder Bearbeiten eines Dokuments.
Der virtuelle Raum ermöglicht oft einen differenzierten Zugang für ständige Nutzer und Gäste (zB Mitarbeiter und potenzielle Investoren). Es verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Daten von einem unangemessenen Benutzer gelöscht oder beschädigt werden.
Administratoren des virtuellen Raums haben die obligatorische Kontrolle über alle Aktivitäten. Jede Aktion wird verfolgt, kann rückgängig gemacht und verweigert werden. Benutzer machen also keine Fehler, die nicht korrigiert werden können.
4. Speicherüberlauf und Softwarefehler
Auf vielen persönlichen Geräten kann der Arbeitsspeicher während der Big-Data-Verarbeitung überlaufen. In diesem Fall schlägt das Leseprogramm fehl und die Datendatei kann unzugänglich oder sogar beschädigt werden. Der virtuelle Datenraum hilft mit seiner Skalierbarkeit: Die gesamte Datenverarbeitung findet auf den Cloud-Servern statt und verbraucht so viel Rechenkapazität, wie sie benötigt. So sind alle Daten sicher und werden rechtzeitig verarbeitet.
5. Datenverlust
Für mittlere und kleine Unternehmen ist es ein häufiges Problem, dass ihre Daten sehr spärlich gespeichert sind – auf Arbeitscomputern und Smartphones, in persönlichen externen und Cloud-Speichern. Aufgrund schlechter Organisation ist es oft schwierig oder sogar unmöglich, eine benötigte Datei oder einen Ordner zu finden. Ein Unternehmen verliert tatsächlich vorhandene Daten und verschwendet viel Zeit für erfolglose Suchen.
Virtuelle Datenraumdienste bieten Zugriff auf alle Daten über einen Link, schaffen eine flexible transparente Datenhierarchie und eine komfortable Suche. Im Gegensatz zu herkömmlichen Cloud-Speichern kann eine virtuelle Datenraumstruktur gemäß den Anforderungen des Unternehmens erstellt oder geändert werden.
Virtuelle Datenräume kombinieren die Geschwindigkeit und den Komfort von Cloud-Speichern mit der Zuverlässigkeit und Sicherheit von Papierträgern. Für fast jedes Unternehmen ist es eine bequeme Lösung, die in der Lage ist, zusätzliche Verluste zu reduzieren und mehr Gewinn zu erzielen.
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