Mythos: Aufgrund der digitalen Technologie und des Cloud Computing vermeiden Unternehmen die Erzeugung von Dokumentationsmüll oder Abfall, der im Zusammenhang mit der Speicherung von Informationen entsteht. Unternehmen beseitigen die Müllberge, die Multimedia-DVDs oder Blu-Rays, Rechnungen, Verträge, Berichte, Angebote, Budgets und Geschäftskorrespondenz enthalten.
In Wirklichkeit kommt es auch bei der Digitaltechnik zu Verschwendung. Menschen erzeugen verschiedene Arten von Datenverschwendung, darunter unnötige Daten, die Speicherplatz beanspruchen, unsortierte Daten, die nützlich sein könnten, aber vergessen werden (und schwer zu finden sind), doppelte Daten und Daten, die für bestimmte Benutzer bestimmt sind, aber von ihnen zu wenig oder gar nicht verwendet werden die vermeintlichen Nutzer. Diese sind Kostspielige Datenverschwendung Dies kann durch die folgenden Best Practices behoben werden.
1. Erwerben Sie das richtige System und die richtigen Tools, um große Datenmengen effizient zu verarbeiten
Organisationen, die sich mit Datenerfassung und -analyse befassen, sollten bei der Speicherung, Verwaltung und Vernichtung von Daten für Effizienz sorgen. Insbesondere Entwickler von KI oder maschinellem Lernen benötigen eine effiziente Möglichkeit, Daten zu klassifizieren und zu verwalten, da sie ständig eine Vielzahl von Informationen sammeln und analysieren. Es muss ein System geben, das es einfach macht, Daten zu finden, abzurufen und anschließend zu löschen, um Speicherplatz für weitere Daten freizugeben. Deren Fehlen kann zu Speicherredundanz, fortgesetzter Speicherung nicht benötigter oder unerwünschter Daten und Schwierigkeiten beim Auffinden von Daten führen.
Für den Umgang mit Daten gibt es unterschiedliche Ansätze, wie Data Warehousing und die Nutzung von Data Lakes. Es gibt auch verschiedene Datenspeicher-, Verwaltungs- und Analyselösungen. Beispiele dafür sind Druid, ClickHouse, Cassandra, Prometheus und Elasticsearch. Diese Ansätze und Lösungen weisen unterschiedliche Vor- und Nachteile auf, daher ist es wichtig, sie sorgfältig zu bewerten.
Ausführliche Vergleiche oder Ratgeber wie dieser Artikel darüber Apache Druide gegen Clickhouse kann bei der Auswahl der richtigen Tools und Strategien für die Implementierung hilfreich sein. Unterschiedliche Organisationen haben unterschiedliche Anforderungen, während unterschiedliche Datenspeicherungs- und Analyselösungen auch unterschiedliche Funktionen und Merkmale aufweisen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den spezifischen Anforderungen einer Organisation entspricht.
2. Investieren Sie in ein effizientes System zum Ausrotten und Verhindern von Fäulnis
ROT bezieht sich auf Daten, die redundant, veraltet und trivial sind. Zumindest laut Datensicherheitsfirma ManageEngine 30 Prozent der Daten in Organisationen können als ROT betrachtet werden. Dies stellt eine große Herausforderung für das Datenmanagement dar, da es nicht nur unnötige Kosten für die Datenspeicherung verursacht; es macht es auch schwierig, bestimmte Daten effizient zu finden und zu nutzen, wenn sie benötigt werden.
Alle vorhandenen Daten sollten daraufhin überprüft werden, ob sie noch aufbewahrt oder dauerhaft gelöscht werden sollen. Anschließend können die verbleibenden nützlichen oder potenziell nützlichen Daten inventarisiert und klassifiziert/katalogisiert werden. Wenn es schwierig ist festzustellen, ob eine bestimmte Menge von Daten gelöscht werden soll, kann ihnen eine eigene Kategorie oder ein Speicherort zugewiesen werden, der später leicht wieder aufgerufen werden kann.
Bei einem effizienten Datenmanagementsystem geht es jedoch nicht nur um Hard- und Software. Eine entscheidende Komponente, die berücksichtigt werden sollte, sind die Personen, die die Daten in einer Organisation erstellen, verwenden und verwalten. Sie müssen in Bezug auf die Rolle, die sie bei der Beseitigung und Verhinderung von ROT-Daten spielen, richtig orientiert oder geschult werden.
3. Richten Sie klare Datenorganisations- und Aufbewahrungsrichtlinien ein
Accenture sagt das fast 80 Prozent der Unternehmensdaten sind unstrukturiert. Das bedeutet, dass die aufbewahrten Daten keine logische Klassifizierung haben. Unterschiedliche Arten von Daten für unterschiedliche Zwecke werden willkürlich an verschiedenen Stellen gespeichert. Einige Mitarbeiter haben möglicherweise eine Art Sortierung oder Organisation, aber die von ihnen angewandten Schemata sind uneinheitlich.
Der Mangel an Organisation oder Datenspeicherstruktur ist einer der Hauptgründe, warum einige Daten redundant und schwer zu finden sind. Redundanz verschwendet Speicherplatz nicht nur vor Ort, sondern auch in der Cloud. Beim Durchsuchen von Dateisammlungen zum Auffinden bestimmter Daten wird Rechenleistung in Anspruch genommen und unnötig Zeit und Mühe verschwendet.
Um Ineffizienzen und Verschwendung zu vermeiden, ist es ratsam, von Anfang an klare Datenorganisations- und Aufbewahrungsrichtlinien einzurichten. Es hilft, die Details festzulegen, welche Daten gespeichert werden sollen, wo sie gespeichert werden sollen, wie die Daten klassifiziert werden und wie lange die Daten gespeichert werden sollen. Es hilft auch, es zu einer Richtlinie zu machen, Metadaten zu allen gespeicherten Dateien hinzuzufügen, um die Datenerkennung und -auswertung zu unterstützen. Eine klare und umfassende Richtlinie zur Datenorganisation und -aufbewahrung hat auch den zusätzlichen Vorteil, dass die Automatisierung erleichtert und die Datenvorschriften eingehalten werden.
Darüber hinaus hilft es, das Konzept der „Single Source of Truth“ zu übernehmen. Dies bedeutet, ein zentrales Repository oder einen Index aller Daten in einer Organisation zu haben. Dies stellt sicher, dass unnötige Duplikate vermieden werden, und erleichtert auch das Auffinden von Daten bei Bedarf und die Auswertung der Daten für die Aufbewahrung oder Löschung.
4. Machen Sie sich mit den Datenschutzgesetzen oder -vorschriften vertraut
Einige Organisationen bewahren Daten so lange wie möglich auf, weil sie sich nicht sicher sind, welche Gesetze und Vorschriften erforderlich sind. Zu diesen Vorschriften gehören die von IRS und FTC, ISO-Standards, Industriestandards wie die in CCPA und PCI-DSS sowie interne Unternehmensrichtlinien wie Anforderungen an die Aufbewahrung von Mitarbeiterunterlagen und Versionskontrollsysteme.
In den Vereinigten Staaten haben eine Reihe von Bundes- und Landesgesetzen Vorschriften zur Datenspeicherung. Das Bundesgesetz über das Informationssicherheitsmanagement (FISMA) zum Beispiel verpflichtet Auftragnehmer und Bundesbehörden, ihre Daten mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. Die National Energy Commission (NERC) verlangt von energiebezogenen Unternehmen, Daten drei bis sechs Monate lang aufzubewahren. Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) schreibt für gesundheitsbezogene Einrichtungen eine Archivierungspflicht für Gesundheitsinformationen von mindestens sechs Jahren vor.
Für Organisationen, die in verschiedenen Teilen der Welt tätig sind, ist es notwendig, sich mit den unterschiedlichen Gesetzen und Vorschriften bestimmter Länder vertraut zu machen. In der Schweiz müssen beispielsweise alle Geschäftsdaten 10 Jahre nach Ablauf eines Geschäftsjahres aufbewahrt werden. Auch der Internationale Regulierungsrahmen für Banken (Basel III) verlangt von Banken eine Datenhistorie von drei bis sieben Jahren.
Datenspeicherverschwendung ist keine triviale Angelegenheit
Datenspeicherverschwendung beschränkt sich nicht auf digitale Kosten. Es kann sich auch offline auswirken. Laut a Fundierte Ratschläge für ein Green Earth Q&A, werden jedes Jahr 0.2 Tonnen Kohlendioxid pro 100 GB in der Cloud gespeicherter Daten erzeugt. Das bedeutet, dass das unnötige Speichern von Daten in der Cloud zu Emissionen führt, die hätten vermieden werden können.
Genau wie andere Formen der Verschwendung ist auch die Verschwendung von Datenspeichern vermeidbar oder zumindest reduzierbar. Die Sicherstellung einer effizienten Datenspeicherung und die Befolgung von Best Practices können unerwünschte Datenspeicherverschwendung, einschließlich der entsprechenden Offline-Auswirkungen, erheblich eindämmen.
Bild: Pixabay
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